Politique de confidentialité

Tudu est un outil de gestion de tâches, administré par PRIZM pour ses utilisateurs. Son option Messagerie relie vos boîtes Gmail à Tudu : un traitement automatique lit vos mails pour vous proposer des tâches et des réponses. Cette page dit ce que ce traitement fait de vos données, et ce qu'il ne fait jamais.

Ce que Tudu ne fait jamais

• Tudu n'envoie aucun mail et ne répond à personne en votre nom ou à votre place, et ne le fera jamais.
• Tudu ne modifie, ne déplace ni ne supprime aucun de vos mails, et ne le fera jamais : l'autorisation de lecture (gmail.readonly) ne le permet pas, et celle des brouillons (gmail.compose), que Google affiche « Gérer les brouillons et envoyer des e-mails », ne sert, à votre demande, qu'à déposer la réponse préparée en brouillon, puis à remplacer ce seul brouillon, même retouché dans Gmail.
• Tudu ne garde jamais le corps de vos mails : il est relu dans Gmail au moment de l'analyse, puis oublié, hormis un extrait de 300 caractères au plus dans une tâche que vous seul voyez, et votre signature dans votre profil d'écriture.
• Tudu n'analyse jamais vos brouillons, vos spams ni votre corbeille, ni vos mails envoyés, sauf vos réponses dans le fil d'une tâche qu'il suit et, pour une boîte aux brouillons autorisés, des extraits de vos dix derniers envois chaque semaine, pour décrire votre façon d'écrire.
• Tudu ne vend pas vos données, ne s'en sert ni pour de la publicité ni pour entraîner un modèle d'IA, et ne les transmet à aucun tiers, sauf au modèle d'Anthropic pour l'analyse, la préparation de vos réponses et la rédaction de vos points (voir plus bas) ; votre message privé Mattermost, si vous l'avez relié, reçoit votre Point du jour, avec les faits marquants de vos mails « pour info » (un résumé et le lien vers Gmail).

Ce que fait Tudu quand vous reliez une boîte Gmail

• Avec votre accord, et seulement pour les boîtes que vous reliez vous-même, Tudu lit vos mails pour vous proposer des tâches.
• Dans une boîte passée en mode réel, Tudu crée lui-même ces tâches, dans votre Inbox IA ou le dossier choisi pour cette boîte, puis suit le fil de chacune : votre réponse, envoyée depuis cette boîte, peut la clôturer ou changer son échéance ; celle d'une autre personne la signale « probablement traitée », et c'est vous qui tranchez.
• Dans ce mode, Tudu résume aussi le fil d'un mail « pour info » ; ses faits marquants entrent dans votre Point du jour (dans vos Synthèses, et dans votre message privé Mattermost si vous l'avez relié) et votre Point de la semaine.
• Un mail adressé à un groupe (liste de diffusion, adresse de groupe saisie dans un projet, ou six destinataires ou plus dans le champ « À ») peut devenir une tâche d'équipe, rangée dans le projet partagé qu'il concerne et visible de tous ses membres. Faute de projet évident, elle attend votre choix dans votre Inbox IA, mais l'analyse d'un autre membre qui a reçu le même mail peut la ranger avant vous.
• Si vous autorisez les brouillons d'une boîte (Autoriser les brouillons…), Tudu prépare une réponse aux mails qui vous donnent une tâche. Vous la relisez dans la fiche de la tâche ; Déposer dans Gmail la place en brouillon dans le fil, depuis l'adresse principale de la boîte, et c'est vous qui l'envoyez.

Ce que Tudu conserve, et combien de temps

• Pour chaque mail examiné : des métadonnées (identifiants techniques, expéditeur, objet, date, libellés Gmail, votre rôle de destinataire) et le résultat de l'analyse (tâche proposée, échéance, dossier ou projet choisi, raison en une phrase, et votre marquage « utile » ou « bruit »). D'un mail adressé à un groupe, seulement ses adresses de groupe, jamais la liste de ses destinataires.
• Pour chaque tâche créée depuis un mail : son titre, son échéance, une description (expéditeur, objet et date du mail) et ce que le suivi de son fil en a conclu. Quand un nouveau message du fil met à jour une tâche que vous seul voyez, un extrait de 300 caractères au plus en est gardé dans le commentaire qui le dit ; dans une tâche que d'autres voient, ce commentaire ne recopie rien du mail.
• Pour chaque fil résumé : une phrase et la décision qu'elle relève (200 caractères au plus chacune), l'échéance et son dossier, que vous seul voyez, effacés 90 jours après leur dernière mise à jour ou avec la boîte. Vos points, qui en reprennent les faits, restent jusqu'à ce que vous les supprimiez, dans Tudu comme dans Mattermost.
• Pour une réponse proposée : son texte (6 000 caractères au plus), vos consignes et ses identifiants techniques, que vous seul voyez, même dans une tâche partagée, effacés 30 jours après la clôture ou la suppression de la tâche, ou avec la boîte.
• Pour chaque boîte : son adresse, ses adresses d'envoi, vos réglages, et l'accès que Google a accordé à Tudu, chiffré ; si vous en autorisez les brouillons, votre profil d'écriture (formules, tutoiement, ton, longueur, signature ; 1 000 caractères au plus), refait chaque semaine.
• Pour chaque projet partagé : son sujet et ses adresses de groupe, que seuls ses propriétaires lisent ; Tudu en apprend une quand vous y confiez une tâche d'équipe venue de cette adresse.

Métadonnées et résultats d'analyse sont effacés au bout de 90 jours, sauf s'ils sont liés à une tâche. Les tâches créées restent dans Tudu, avec les identifiants techniques de leur mail, jusqu'à leur suppression, même si vous retirez la boîte ; une tâche d'équipe reste dans son projet.

Qui traite le texte de vos mails

Pour l'analyse, le texte des mails (6 000 caractères au plus), leur expéditeur, leurs destinataires, leur objet, leur date, le nom de leurs pièces jointes (jamais leur contenu) et un court extrait du message reçu juste avant dans le même fil sont envoyés au modèle Claude d'Anthropic, avec votre nom, vos adresses et quelques repères de votre Tudu (vos marquages, votre vocabulaire, vos dossiers, le résumé du fil, les projets partagés concernés). Les nouveaux messages du fil d'une tâche, vos réponses comprises, le sont de la même façon. Pour préparer une réponse, le mail et la suite de son fil, la tâche, vos consignes et votre profil d'écriture le sont aussi. Pour ce profil, des extraits de vos dix derniers envois (500 caractères chacun, sans leurs destinataires) le sont chaque semaine, sans être gardés. Pour rédiger vos points, le résumé de vos fils « pour info » et leur lien vers Gmail le sont aussi. Votre Point de la semaine envoie aussi le titre, l'échéance et le dossier des tâches nées d'un mail, même sans la confirmation ci-dessous.

Ce transfert passe par votre abonnement Claude, ou par celui de l'instance si l'administrateur l'a approuvé, et Anthropic traite ce texte selon les conditions de cet abonnement. Sur le serveur de Tudu, ce texte n'est écrit que dans un dossier de travail temporaire, effacé à la fin de chaque passage.

Aucun entraînement de modèle. Tudu exige que l'usage des conversations pour entraîner les modèles soit désactivé sur le compte Claude utilisé : dans claude.ai, Paramètres > Confidentialité > Aider à améliorer nos modèles d'IA (claude.ai/settings/data-privacy-controls). Pour votre propre abonnement, vous le confirmez dans Tudu, dans la fiche Messagerie ; pour celui de l'instance, l'administrateur le garantit. Sans cette confirmation, aucun mail n'est analysé. Même ainsi, Anthropic peut se servir d'une conversation que ses systèmes signalent pour une revue de sécurité afin d'améliorer ses outils de sécurité. Avec un compte Claude Team ou Enterprise, ce réglage n'existe pas et Anthropic n'entraîne pas ses modèles sur les conversations de ce compte (conditions commerciales).

Qui voit quoi dans Tudu

• Vous seul voyez vos boîtes, les mails analysés et les tâches qui vous sont proposées. L'écran d'administration n'en montre que des nombres (vos boîtes par état, des totaux pour toute l'instance) et l'état de votre connexion, jamais l'adresse d'une boîte ni un mail.
• Une tâche personnelle n'est visible que de vous tant que vous ne partagez ni elle ni son dossier (créée dans un dossier déjà partagé, elle y naît privée). Partagée, ce qu'elle porte déjà (sa description, et ses commentaires avec leurs extraits et le nom de leurs auteurs) devient visible de ceux qui la voient alors.
• Une tâche d'équipe est visible de tous les membres de son projet, avec sa description (nom et adresse de l'expéditeur, date et objet du mail) et le prénom du membre qui a reçu le mail (« mail reçu par … »). Ses commentaires ne recopient jamais rien des mails de son fil, et le lien vers le mail n'est donné qu'aux membres qui l'ont reçu.
• L'accès que Google accorde à Tudu est chiffré dans la base et n'est jamais transmis au programme d'analyse : seul le serveur de Tudu parle à Gmail, et ses échanges avec Google et Anthropic sont chiffrés.

Retirer l'accès

• Retirer une boîte dans Tudu (Réglages > Applications connectées > Messagerie) demande aussitôt à Google de révoquer l'accès de Tudu, et efface les mails analysés de cette boîte. Si Google ne confirme pas la révocation, Tudu vous le dit.
• Déconnecter la Messagerie fait de même pour toutes vos boîtes, et Tudu vous dit là aussi si Google ne confirme pas leur révocation.
• La suppression de votre compte Tudu demande aussi à Google de révoquer l'accès de toutes vos boîtes, et efface leurs mails analysés.
• Vous pouvez aussi retirer l'accès depuis votre compte Google, à l'adresse myaccount.google.com/permissions. Tudu ne peut alors plus lire la boîte ; ce qu'il en garde est effacé quand vous la retirez de Tudu, et d'ici là, les mails analysés qui ne sont liés à aucune tâche le sont au bout de 90 jours.

Utilisation limitée des données Google

L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google par Tudu respectent le Règlement sur les données utilisateur dans les services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée.

Contact

Pour toute question ou demande sur vos données : contact@prizm-security.com.